Aby asistent rezervoval termíny, které odpovídají vaší skutečné kapacitě, nastavíte tři věci: služby, zdroje a týdenní dostupnost. Tato stránka vysvětluje, jak spolu souvisejí. Co zažívá volající při rezervaci, najdete v Rezervace přes kalendář.
Služby
Služba je cokoli, co si zákazník může zarezervovat: střih, oprava kotle, konzultace. Služby nastavujete v Nastavení → Služby a zdroje. U služby zadáte:
- Název a Popis.
- Typ doby trvání: Pevná doba (zadáte minuty), Celý den, nebo Více dnů (zadáte počet dnů).
- Cenu (nepovinné).
- Provádí: které zdroje službu umí poskytnout.
Asistent nabízí jen aktivní služby.
Zdroje
Zdroj je kdo nebo co službu poskytuje: konkrétní kadeřník, technik, místnost nebo zařízení. Každá firma začíná s jedním výchozím zdrojem a vlastním rozvrhem. Pokud má vaše firma víc lidí nebo prostor, které mohou přijímat rezervace, přidejte pro každý z nich zdroj tlačítkem Přidat zdroj. Asistent pak rezervuje podle skutečné, oddělené kapacity, ne podle jednoho sdíleného kalendáře. Tak se nestane, že by byl stejný kadeřník nebo technik zarezervovaný dvakrát na stejný čas.
Každý zdroj propojíte se službami, které umí vykonávat. Například jen určitý člověk může provádět konkrétní ošetření.
Týdenní dostupnost
V Nastavení → Kalendář nastavíte v části Týdenní dostupnost den po dni hodiny, kdy jste opravdu k dispozici. Právě tuto dostupnost asistent kontroluje, když volajícímu nabízí konkrétní termín. Kliknutím na prázdné místo přidáte blok a tažením za okraje ho upravíte.
Nastavení kalendáře
Také v Nastavení → Kalendář:
| Nastavení | Co ovlivňuje |
|---|---|
| Název kalendáře, Kontaktní e-mail | Popisky kalendáře, užitečné, když jich spravujete víc. |
| Výchozí délka (min) | Délka termínu, když služba nemá vlastní. |
| Interval slotů (min) | Po kolika minutách se nabízejí časy (například 15, 30 nebo 60). |
| Časové pásmo | Pásmo, ve kterém se počítají časy rezervací i dostupnosti. |
| Min. předstih (hod) | Kolik hodin dopředu se musí rezervace udělat. Zabrání rezervaci „za 5 minut". |
| Max. dní dopředu | Jak daleko do budoucna smí volající rezervovat. |
| Nové AI rezervace vyžadují potvrzení majitele | Jestli musíte rezervace vytvořené asistentem ručně potvrdit. |
Jak probíhá rezervace při hovoru
Asistent se zeptá na den a přibližný čas, ověří skutečnou dostupnost napříč službami a zdroji a nabídne jen opravdu volné časy. Nikdy nehádá ani neslibuje termín, který volný není. Jakmile volající potvrdí, vytvoří se termín a objeví se v Kalendáři se stavem Čeká na potvrzení, abyste měli přehled dřív, než se bere jako definitivní.
Kalendář a potvrzování
Na stránce Kalendář vidíte týdenní přehled. V části Čekající schůzky potvrdíte rezervaci tlačítkem Potvrdit. Aplikace se zeptá Poslat potvrzení zákazníkovi? a nabídne napsanou SMS potvrzení a Emailové potvrzení, které můžete Odeslat, nebo Neposílat. Termín, který se vám nehodí, zrušíte tlačítkem Zrušit.
Blokovaný čas a osobní události
Vlastní čas (dovolenou, osobní schůzku, údržbu) přidáte přímo v Kalendáři tlačítkem Přidat událost. Vyberete typ Rezervace, Osobní nebo Volno. Zadáváte je ručně vy. Asistent vytváří jen rezervace, sám si čas neblokuje.