Aby asistent mohl rezervovat termíny, které skutečně respektují vaši reálnou kapacitu, je potřeba nastavit tři věci: služby, zdroje a týdenní dostupnost. Tato stránka popisuje, jak spolu souvisí. Co zažívá volající při rezervačním hovoru, najdete v Rezervace přes kalendář.
Služby
Služba je cokoli, co lze zarezervovat - střih, oprava kotle, konzultace. V Settings → Services & Resources má každá služba název, popis, jak dlouho trvá (pevná délka, celý den, nebo víc dní) a volitelně cenu. Asistent nabízí jen služby označené jako aktivní.
Zdroje
Zdroj je kdo nebo co službu poskytuje - konkrétní kadeřník, technik, místnost, zařízení. Každá firma začíná s jedním výchozím zdrojem a vlastním rozvrhem; pokud má vaše firma víc lidí nebo prostor, které mohou přijímat rezervace, přidejte zdroj pro každý z nich, aby asistent rezervoval podle skutečné, oddělené kapacity místo jednoho sdíleného kalendáře. Právě to brání tomu, aby byl stejný kadeřník nebo technik zarezervován dvakrát na stejný čas.
Každý zdroj lze propojit se službami, které umí vykonávat - například jen určitý personál může provádět konkrétní ošetření.
Týdenní dostupnost
V Settings → Calendar vám editor dostupnosti umožní přetažením nastavit hodiny, kdy jste skutečně k dispozici, den po dni. Tohle - ne samostatná záložka „Working hours" - je to, co asistent skutečně kontroluje, když volajícímu nabízí konkrétní termín. Kliknutím na prázdnou plochu přidáte blok a tažením za okraje ho upravíte.
Nastavení kalendáře
Také v Settings → Calendar:
| Nastavení | Co ovlivňuje |
|---|---|
| Název kalendáře / kontaktní e-mail | Popisky tohoto kalendáře, užitečné, pokud spravujete víc než jeden. |
| Výchozí délka | Záložní délka termínu, když služba nemá vlastní. |
| Interval slotů | Granularita nabízených časů (např. každých 15, 30 nebo 60 minut). |
| Časové pásmo | Časové pásmo, ve kterém se počítají všechny časy termínů a dostupnosti. |
| Min. předstih | Kolik hodin dopředu musí být rezervace udělána - zabraňuje rezervaci termínu za 5 minut. |
| Max. dní dopředu | Jak daleko do budoucna může volající rezervovat. |
| Vyžaduje potvrzení majitele | Jestli rezervace vytvořené AI vyžadují vaše ruční potvrzení. |
Jak rezervace při hovoru skutečně probíhá
Asistent se volajícího zeptá na den a hrubou časovou preferenci, ověří skutečnou dostupnost napříč vašimi službami a zdroji a nabídne jen opravdu volné časy - nikdy nehádá ani neslibuje termín, který ve skutečnosti není volný. Jakmile volající potvrdí, termín se vytvoří a objeví se na stránce Calendar, zprvu označený jako pending review, abyste měli přehled dřív, než je považován za plně potvrzený.
Blokovaný čas a osobní události
Osobní čas nebo blokované hodiny (dovolená, osobní schůzka, údržba) můžete přidat přímo na stránce Calendar - zadáváte je ručně vy; asistent vytváří pouze rezervace, sám si čas neblokuje.